Hoy continuamos realizando combinación de correspondencia; el día de ayer realizamos La combinación de correspondencia Usando una lista existente-Guardada como una Base de datos- creada en Excel y una carta digitada en Word...siguiendo modelo del vídeo 1.
Hoy continuamos afianzando éste conocimiento, para ello definiremos algunos conceptos básicos:
1. Iniciar combinación para cartas .- La combinación para cartas (Oficios, memorándum, etc) requiere de dos documentos:
- 1. Documento principal.- servirá como base para realizar la combinación de correspondencia, es el archivo que contiene el texto. Éste documento principal debes digitarlo según la necesidad o requerimiento. Ejemplo: nuestra carta
1.2. Documento de origen de datos.- éste documento contiene los datos que cambiarán en cada una de las copias. Éstos datos se insertan en el documento principal a través de campos que están definidos en una tabla de Word, en un archivo de base de datos de Excel o Access, en una lista de contactos de correo; por ésto es que recibe el nombre de documento de origen de datos.
2. Seleccionar destinatarios.- con en ésta opción se escoge la lista de personas a las que se enviará la carta. Para éste proceso proceso deberemos:
2.1. En la Pestaña o Ficha Correspondencia y en la Sección Iniciar combinación de correspondencia, seleccionamos el Botón-ícono o aplicación Seleccionar destinatarios y clic en la opción Usar Lista existente...
2.2. Nos aparece el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de datos, aquí seleccionamos al archivo de datos, (en nuestro ejemplo la Base de datos creada en Excel) y presione el botón Abrir y finalmente Aceptar.
3. Editar lista de destinatarios.-Éste Botón -Icono o comando-permite realizar cambios en la lista de destinatarios. Aquí podemos ordenar, filtrar, buscar y otras opciones más. Aquí el paso a paso para editar los destinatarios:
3.1. Clic en la pestaña Correspondencia y en la sección o grupo Iniciar combinación de correspondencia, elijemos el comando Editar lista de destinatarios o
3.2. Escribir e insertar campos .- En ésta fase de la combinación de correspondencia, podremos agregar los campos de la lista de destinatarios al documento principal y, al finalizar la combinación de correspondencia Word, reemplazar los campos con la información que contiene la lista de destinatarios. En nuestro ejemplo nuestros campos de destinatario fueron: Nombre, Dirección, Ciudad, Teléfono, Empresa, Crédito, Artículo, Plazo, Cuota, Nombre 2, Cargo. Para insertar los campos, realice lo siguiente:
3.2.1. Ubique el cursor en la posición donde se insertará el campo.
3.2.2. En el grupo Escribir e insertar campos, clic en el botón o comando Insertar campo combinado y observa que se muestra una lista desplegable con los campos de la tabla, base o lista de destinatarios, haga clic en el campo Destinatario, Observe que aparece en la carta entre comillas especiales, complete los demás campos. recuerde que en nuestro ejemplo iniciamos con Nombre
4. Visualizar y finalizar.- Realizamos una vista previa, para ésto realizamos los siguientes pasos:
4.1. En la Pestaña o Ficha Correspondencia, en la sección Vista previa de resultados en el botón o comando Vista previa de resultados, observe como se muestra nuestra carta ahora
4.2. Visualizar destinatario. realizamos lo siguiente: ir a la Pestaña o Ficha Correspondencia, en la sección o grupo Vista previa de resultados , hacemos clic en los controles de posición de registros
4.,3. Finalizar y combinar.- Esta herramienta permite realizar diferentes acciones para finalizar la combinación de documentos, como combinarlos en un nuevo documento, al imprimir o enviar por correo electrónico a los destinatarios si es que usó una lista de contactos de Outlook, siga el siguiente proceso;
4.3.1. En la Pestaña o Ficha Correspondencia, en la sección Finalizar haga clic en el botón o comando de resultados en el botón o comando Finalizar y combinar, observe como se muestra nuestra carta ahora en el botón o comando Vista previa de resultados, observe como se muestra una lista de opciones y Seleccionamos la opción Editar documentos individuales...creando una carta para cada destinatario
Hasta mañana, creo que ahora si conseguiremos realizar nuestra tarea propuesta el día de ayer
Si sigues huyendo de ti mismo, entonces te advertimos que el amor, la alegría y la paz también se irán lejos de ti. Maddy Malhotra
