Dentro de las opciones de preparación del documento, Word permite cambiar el nombre del autor, restringir los permisos, agregar firmas digitales y marcar como final el documento para su distribución-
Para modificar el nombre del usuario realice los siguientes pasos:
Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones,
En la ventana Opciones de Word, en la sección Personalizar la copia de Microsoft Office, cambie los datos del Nombre de usuario e Iniciales, por los datospersonales o Nombre que desea que figure y haga clic en el botón Aceptar
Otra forma:
En pestaña Archivo haga clic y en el sector derecho de Propiedades y en Personas relacionadas - Autor
Haga clic en el recuadro Agregar un autor- ingrese el nombre que quiere que aparezca como autor y guarde los cambios, como se indica en el vídeo.
Tarea: Modifica el nombre de usuario y guarda el nuevo documento, nosotros decidimos cual forma seleccionamos.
El secreto de la mujer es muy simple, nunca se rinden🏆
Una vez realizado nuestro Formulario y habiendo insertado los diferentes controles, procederemos a proteger nuestro documento-Hoy trabajaremos con la pestaña o ficha Revisar y la sección o grupo Proteger y el comando-ícono o botón Restringir edición
La opción Proteger, sirve para proteger el formulario de cualquier cambio, a excepción de los campos del formulario. Para proteger un documento siga los siguientes pasos:
Clic en la pestaña o ficha Desarrollador/Programador, ubique en la sección o grupo Proteger y haga clic en el comando o botón Restringir edición
En la sección derecha, se activa un panel de tareas o lista desplegable Restringir edición, seleccione la opción Restricciones de edición- haga clic en la casilla de verificación y clic en la opción Rellenando formularios
Ubíquese en la zona Comenzar a aplicar para concluir con la protección del documento, haga clic en el botón Sí, aplicar la protección
Observe que se muestra un cuadro de diálogo, donde te pedirá ingresar una contraseña. escribe la contraseña en ambas casillas y presione el botón Aceptar
Observe que el panel de tareas muestra un aviso que indica que el documento se encuentra protegido y que sólo podrá rellenar formularios. También aparece el botón para suspender la protección.
Estimadas estudiantes continuando con el desarrollo de nuestro curso...El día de hoy veremos la combinación de correspondencia enviando a través del correo electrónico.
Nosotras ya hemos realizado nuestro documento y Seleccionamos destinatarios-Recuerdas: en la sección Iniciar combinación de correspondencia con la aplicación-icono o botón Seleccionar destinatarios primero al Usar una lista existente... (que la realizamos en Excel y la guardaste como Base de datos) y luego al Escribir una nueva lista...; así que hoy necesitaremos una lista con todos los campos y además del correo electrónico...seguimos todo el proceso ya estudiado y en la Sección o grupo Finalizar en la aplicación- icono o botón Finalizar y combinar, seleccionamos la opción Enviar mensajes de correo electrónico...como se muestra en el vídeo
Y no importa lo que la gente piense de ti, tu eres única.💖
Realizaremos la combinación de correspondencia realizando una lista; recuerdas en los temas iniciales- realizamos la combinación de correspondencia con una lista elaborada en Excel y la guardamos como Base de datos. Hoy realizaremos muestra práctica de combinación de correspondencia realizando una nueva lista o lista personalizada.
Iremos a la ficha o Pestaña Correspondencia, sección o grupo Iniciar combinación de correspondencia y en la aplicación-comando o Botón Seleccionar destinatarios, Seleccionamos la opción Escribir nueva lista y personalizamos los campos de acuerdo a los requerimientos del documento.
Puedes realizar la lista con la información a la que tienes acceso de tu trabajo o de las compañeras del grupo del curso y decides si tomas como base la carta del vídeo o realizas otro documento, como una invitación u otra que decidas.
Tarea: ya tenemos claro ¿Qué es combinación de correspondencia? y ¿Para qué sirve?. ¿Realizaste el ejercicio de combinar correspondencia?
“No puedes complacer a todos, y no puedes hacer que todos te quieran”. – Katie Couric
“¡No puedes rendirte! Si te rindes, eres como todos los demás “. – Chris Evert
ETIQUETAS EN SERIE .- Permite crear e imprimir etiquetas utilizando un archivo de base de datos.
Clic en la Pestaña o Ficha Correspondencia, ubíquese en la sección o grupo Iniciar combinación de correspondencia y haga clic en el botón o comando Iniciar combinación de correspondencia, y elija la opción Etiquetas.
En el cuadro de diálogo de Opciones para etiquetas. Configure las opciones de etiqueta cómo...
Clic en el botón Aceptar y observará que el documento activo aparece el diseño de la etiqueta.
Seleccionar destinatarios.- es esta opción es donde se escoge la lista de destinatarios; para este proceso realice los siguientes pasos:
Clic en la Ficha o pestaña Correspondencia, y en la sección o grupo Iniciar combinación de correspondencia y haga clic en el botón o comando Seleccionar destinatarios.
Seleccione con Clic en la opción Usar lista existente y en el cuadro de diálogo
Seleccionar archivos de origen de datos, abra el archivo Base de datos y observe como se muestra la hoja de trabajo
Escribir e insertar campos.- agrega los campos de la lista de destinatarios al documento principal. al finalizar la combinación de correspondencia Word, reemplazará los campos con la información que contiene la lista de destinatarios.
Para insertar los campos, realice los siguientes pasos:
Ubique el cursor donde se insertará el campo.
En el grupo o sección Escribir e insertar campos haga clic en el comando o botón Insertar campo combinado. Observe que se muestra la lista desplegable con los campos de la tabla, base o lista de destinatarios.
Haga clic en el campo Destinatarios.Observe que aparece en la etiqueta el campo seleccionado. y Complete los campos
Actualizar etiquetas.- este paso permite actualizar todas las etiquetas que irán en la hoja de trabajo como base el archivo de origen de datos.
En la sección o grupo Escribir e insertar campos haga clic en el Botón o comando Actualizar etiquetas y se muestra la hoja con los datos de las etiquetas actualizadas
Visualizar destinatarios.- para visualizar los destinatarios de una combinación de correspondencia,realice el siguiente procedimiento:
Clic en la Ficha o pestaña Correspondencia, y en la sección o grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botón o comando Vista previa de resultados.
y se muestra la hoja de etiquetas con el contenido del archivo de origen de datos.
Finalizar y combinar.- esta herramienta permite realizar diferentes acciones para finalizar la combinación de documentos como combinarlos en un nuevo documento, imprimir o enviar por correo electrónico los destinatarios, si es que se usó una lista de contactos de Outlook.
Para este proceso realice lo siguiente.
1. En la Ficha o pestaña Correspondencia, y en la sección o grupo Finalizar, haga clic en el botón o comando Finalizar y combinar. y se muestra una lista de opciones
- Editar documentos individuales.- realiza la combinación de documentos en un documento nuevo creando tantas cartas como destinatarios existan en el documento origen de dato.
- Imprimir documentos.- Combina los documentos al momento de imprimir
- Enviar mensajes de correo electrónico.- para esta opción, dentro del origen de datos, debe haber un campo para la dirección de correo electrónico;
2. Escoja la opción que más se adapte a sus necesidades y listo
Aunque el vídeo que te dejo está en inglés, creo ya te has familiarizado con las pestañas y cintas de inicio y Correspondencia y las secciones o grupos de trabajo...veremos las etiquetas masivas o en serie
Con esfuerzo y perseverancia podrás alcanzar tus metas... Continuamos
Para crear etiquetas utilizando la Pestaña o Ficha Correspondencia, se puede realizar de dos formas: Etiquetas individuales y etiquetas en serie para un grupo determinado de destinatarios.
Etiquetas individuales .- permite crear e imprimir etiquetas de manera individual. para crear etiquetas, realice los siguientes pasos:
En la Ficha o pestaña Correspondencia ubíquese en la sección o grupo Crear y haga clic en el botón o comando Etiquetas,
Se muestra el cuadro de diálogo de Sobres y etiquetas (vistos en la sesión anterior).
Ingrese los datos del destinatario y
Para configurar las opciones de etiqueta presione en el botón Opciones y configure y
haga clic en el botón Aceptar, observe que regresa al cuadro de diálogo de sobres y Etiquetas, donde podrá elegir cuál es la forma de combinación de la etiqueta, si lo envía a la impresora a un documento nuevo.
Haga clic en el botón Nuevo documento
Mañana continuamos ...Iniciar combinación para etiquetas en serie
En la sesión del día de ayer la finalizaríamos, al Guardar la combinación de correspondencia .-
Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá
conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de
combinación de correspondencia para su próxima correspondencia en masa.
Abra el documento de combinación de correspondencia y
elija Sí cuando Word le pregunte si desea mantener la conexión.
Para Finalizar el proceso de combinación de correspondencia, requeriremos tres archivos, ya hemos trabajado dos: El documento principal (carta) y Lista de distribución (Base de datos)
SOBRES .- Esta herramienta permite crear sobres utilizando una base de datos o sobres individuales. Permite configurar diferentes tamaños e imprimirlos según cada cada formato. Para crear sobres utilizando la Ficha o pestaña Correspondencia, se puede hacer de dos formas: Sobres individuales y sobres en serie para un grupo determinado de destinatarios.
Caso 1.- permite crear e imprimir sobre de manera individual. Para crear sobres, realice los siguientes pasos:
1. En la Ficha o pestaña Correspondencia, sección o grupo Crear y haga clic en el comando- ícono o Botón Sobres- observa que se muestra el cuadro de diálogo de Sobresy etiquetas, como se muestra en la siguiente figura:
Ingrese los datos del destinatario y Active la casilla Omitir (con un clic) para desactivar el ingreso de remitente al sobre y finalmente para configurar las opciones de sobre, presione en el botón Opciones y proceda seleccionar el tamaño de sobre y haga clic en el botón Fuente de la sección Dirección para configurar el tipo de fuente, tamaño y color; luego haga clic en el botón Aceptar.
Observe que regresa al cuadro de diálogo anterior . Haga clic nuevamente en el botón Aceptar.
Al regresar al cuadro de diálogo de sobre, haga clic en el ícono del sobre en la sección Papel y observe que muestra un cuadro de diálogo con el método con el método de alimentación, quiere decir cómo se debe ingresar el sobre según la configuración de la impresora que vas a utilizar.
Haga clic en el botón Aceptar. Observamos que regresa al cuadro de diálogo de Sobre, donde podremos elegir cuál es la forma de combinación del sobre, si lo enviamos a la impresora o como parte del documento activo---Tendremos una Vista del sobre cuando se agrega al documento activo.
INICIAR COMBINACIÓN DE SOBRES
Permite crear e imprimir sobres utilizando un archivo de base de datos .
1. Clic en la Pestaña Correspondencia, ubíquese en la sección o grupo Iniciar correspondencia, haga clic en el comando-botón Iniciar combinación de correspondencia y elija la opción Sobres. 2. Observamos que aparece el cuadro de diálogo de Opciones de sobre. Configure las opciones de sobre, una vez completados nos aparece un aviso, presione el botón Aceptar y procedemos a Seleccionar destinatarios.- en esta opción escoge la lista de destinatarios. Siga los siguientes pasos:
1. Clic en la Pestaña Correspondencia, ubíquese en la sección o grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en el comando-botón Seleccionar destinatarios
2. Clic en la opción Usar lista existente. y nos parece el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, abra el archivo Base de datos( recuerdas: el que hicimos en Excel y lo guardamos con ese nombre)
ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS.- para insertar campos, realice los siguientes pasos:
1. Ubique el cursor en la posición donde se insertará el campo
2. En el grupo Escribir e insertar campos haga clic en el comando o botón insertar campo combinado. Observe que se muestra la lista desplegable con los campos de la tabla, base o lista de destinatarios.
3. haga clic en el campo Destinatarios. Observe que aparece en el sobre el campo seleccionado. Complete los campos para que se aprecie...la combinación final es la misma que combinación para cartas
Aquí te dejo un vídeo
Asumo que con la clase de ayer, ya pudiste realizar la tarea de combinación de correspondencia, reto planteado en nuestro blog de trabajo.
Aprende a lidiar con el hecho de que no eres una persona perfecta, pero eres una persona que merece respeto y honestidad
